东莞市人民医院13333箱(919356份)病历异地托管服务采购项目

一、采购方式与竞价须知

1.采购方式：本项目采用系统竞价的方式实施采购。

2.供应商报名：参加本项目报价的供应商必须提前完成注册或在项目报名时间内登录采购人的采购管理系统（网址：https://****.com:8080/#/portal）进行注册，经采购人审核通过并注册成功后，供应商可在本项目竞价公告规定的报名时间内，对竞价项目进行报名与报价。

注：采购人审核供应商注册资料需要一定时间。因供应商自身未提前或未及时完成注册审核流程、提交材料不完整或不符合要求等因素导致错过项目报名截止时间的，采购人不承担任何责任及损失，相关后果由供应商自行承担。***网通知的方式履行报名时间及注册要求的告知义务，供应商应当充分预留注册审核所需时间，合理安排报名事宜。

3.报价规则：供应商的报价可在报名期间内修改，报名时间截止后的报价直接作为最终报价。若供应商在采购人的采购管理系统中上传的报价文件与系统上填写的最终报价不一致的，则报价作无效处理。

4.竞价结果定标规则：货物、服务类项目在满足用户需求的前提下，按“价低者得”原则确定成交供应商，具体如下：

（1）报价最低的，推荐为第一候选人；

（2）报价相同的，按参数最优者确定；

（3）报价相同且参数相同的，按报价时间先后顺序(以采购人采购管理系统记录时间为准)确定。注：本项目报价方式为总金额报价，总报价最低的即为最低报价。

二、项目概况

序号	标的名称	总预算（元）	备注
1	东莞市人民医院13333箱(919356份)病历异地托管服务采购项目	480,000.00	自合同签订之日起服务期19个月 （2026.10.18-2028.5.17）

1.本项目总预算已包含所有费用，供应商的响应报价应包含完成本次竞价所有服务内容的费用，包括但不限于：托管与存储费（含病历清点、录入、核对、整理、交接、贴码、装箱、入库、托管等费用）、扫描服务、系统开发费、技术支持费、包装与运输费、人工费、税金、保险费、培训费、售后服务费及合同实施过程中应预见和不可预见费用等全部费用。供应商的总报价不得超过采购预算金额，否则视为无效报价。

2.★报价方式：供应商提供的报价文件内容须列明“每箱/月/元”的报价，并且总报价不得高于采购预算总价，否则视为无效报价。（格式自拟，加盖供应商公章）

三、供应商资质要求

1.供应商具备独立承担民事责任能力且在中华人民共和国境内注册的企业法人或其他组织。（提供法人或者其他组织的营业执照（或事业单位法人证书）等证明文件）

2.供应商未被列入“信用中国”网站(www.creditchina.gov.cn)“记录失信被执行人或重大税收违法失信主体或政府采购严重违法失信行为”记录名单；不处于中国政府采购网(www.ccgp.gov.cn)“政府采购严重违法失信行为信息记录”中的禁止参加政府采购活动期间。（以采购人于报价截止日当天在“信用中国”网站（www.creditchina.gov.cn）及中国政府采购网查询结果为准，如相关失信记录已失效，供应商需提供相关证明资料）。

3.供应商需具有一个（或以上）三级甲等的病历托管业绩案例，需提供业绩复印件/扫描件，格式自拟并加盖供应商公章。

4.供应商需具有病案托管或仓储管理系统相关软件著作权，或具有与第三方合作的病案托管或仓储管理系统，承诺能够提供采购人使用。供应商自有著作权的，需提供相关证书扫描件/复印件，并加盖供应商公章；与第三方合作的，需提供承诺函格式自拟并加盖供应商公章，承诺在合同服务期内，能提供采购人使用。

5.供应商需承诺能使用自主可控的交通工具在2小时内送达病历原件，路线为仓库起****楼院区与普济院区。（提供承诺函，格式自拟并加盖供应商公章）

6.本项目不接受联合体投标。

7.本项目不得转包、不得分包。

四、用户需求

（一）采购清单

序号	服务内容	每箱规格	数量
1	住院病历异地托管	无酸纸档案箱规格：长*宽*高为45cm*32cm*25cm	13,333箱 （约919,356份病历）
2	病历室信息化管理系统软件	病历箱所装病历的病历号、住院次数、患者姓名、出院日期、所装病历份数、调阅等关键信息	一套
3	提供托管病历复印（扫描）服务	供应商提供此项服务，不受次数、节假日的限制，由专人送达并做好交接手续（总预算已包含此项费用）	一项

（二）技术要求

1.托管病历交接要求

（1）供应商负责将纸质病案从采购人指定病案库(备注：13333箱，共约919356份病历已托管在东莞市常平镇）出库、物流运输，由供应商安排专人全程跟进。

（2）成交供应商需保证运输过程中病历完整、完好、信息安全，严禁在病历上做任何标记、涂改、污损、撕页、丢失等行为及泄露患者隐私等。

（3）成交供应商须与原托管方（或采购人）清点病历住院号、份数、箱号、箱数，旧的历史病历没有条码，需要人工录入住院号、姓名、住院次数、住院时间等信息进入电脑进行清点，耗时较长。双方需在移交单及明细上签字盖章，移交单及明细由成交供应商和采购人各执一份。

（4）成交供应商须配有病历示踪系统，该系统能记载病历箱所装病历的病历号、住院次数、患者姓名、出院日期、所装病历份数、调阅等关键信息，采购人能实现托管病历的信息化查询、阅读、复制、管理等功能。

（5）供应商须具备信息安全保障措施：①全流程加密：数据传输与静态存储均采用高强度加密；②严格访问控制：实现权限精细管理、多因素认证及可供审计的完备访问日志。

（6）提供调取病历服务，不受次数、节假日的限制，由专人送达并做好交接手续。成交供应商应在合同签订之日起，自接到采购人调取病历的需求（电子版或原件），成交供应商负责在2小时内负责送达，费用由成交供应商负责。需要电子版的，成交供应商将其数字化并通过指定邮箱传给采购人。

（7) 运输全过程必须保障病案实体安全。供应商应做好防水、防潮、防碰撞、防遗失防护，有效防范运输途中交通事故、水灾浸泡、破损散落等风险，保证病案不浸水、不损毁、不丢失。

2.病历仓库要求

（1）托管仓库物业建筑面积不少于4000 平方米，仓库需是自有物业(提供产权证明文件复印件,加盖响应供应商公章)，或有租赁物业(提供产权证明文件复印件、租赁合同，加盖响应供应商公章)。托管仓库(含扩容仓库)要求满足一旦采购人调用病历，需要保证通过自主可控的交通工具2小时内病历原件送达的需求，需提供承诺函，格式自拟并加盖供应商公章。（路线为仓库起始至东莞市人民医院）。

（2）防火管理：定期组织员工学习消防法规和各项规章制度。每季度进行一次消防演练，并结合实际不断完善预案。配备足够的消防设施，消防设施日常使用管理由专职管理员负责，专职管理员每日检查消防设施的使用状况并做好记录，保持设施整洁、卫生、完好。仓库具有整体消防系统：含智能光电感烟雾探测器、编码声光报警器、手动报警器等。

（3）仓库建设严格遵循国家《仓库防火安全管理规则》，仓库通过消防部门的验收，获得相应的备案通过或者消防验收通过批文。（合同签订前需提供相关文件供采购人核查）

（4）防丢失管理：****楼有监控。监控摄像头全面无死角分布，24小时全时监控，医院可以通过手机APP或相关软件随时远程查看托管的病历的情况。病历仓库24小时有专人巡逻值守及做好每日防盗记录。

（5）防虫管理：病历入库前要清洁，对可能感染害虫的病历进行彻底的消毒处理。库房门窗严密，放置杀虫剂，防止害虫的生长和繁殖；禁止放置食物，每日例行检查一次及记录，一旦发现虫害，须及时处理。托管仓库由具备相应专业资质的消杀公司提供虫害消杀服务。

（6）防水与防潮管理：库房不可设在低洼地带，库房温度保持在14-20℃之间，相对湿度保持在45%-60%之间，并每天检查及记录。梅雨天气注意关闭门窗，注意防潮抽湿。湿式清洁地面后及时用风扇吹干。

（7）防光：窗帘用深色防太阳光直射。

（8）防微生物管理：减少库房污染，合理通风；保持库房墙壁、天花、地板、架子的干净，放置有效的防霉剂。

（9）防尘管理：搞好库房环境，病历入库前先吸尘，使用吸尘器，每月一次或以上的吸除病历表面灰尘工作。

（10）防鼠管理：注意防鼠害，不得在库房置放食物，库房工作人员须定期巡查，一旦发现鼠害，须及时处理。

（11）采购人在合同签订之日起，不定期巡查成交供应商库房。供应商库房每季度至少配合采购人完成一次检查。供应商仓库未符合纸质病历存放要求须无条件进行整改。

3.违约责任

（1）成交供应商交付的服务成果不符合合同规定的，采购人有权拒收，成交供应商应向采购人支付合同总价20%的违约金，且采购人有权要求成交供应商在规定时间内进行整改至项目验收合格为止。因整改而增加的费用由成交供应商承担。如成交供应商未在采购人规定时间内完成整改，则采购人有权解除合同，并要求成交供应商退还已付款项。

（2）成交供应商逾期未能完成合同约定的事项的，则每逾期一日按合同总额1%向采购人支付违约金。逾期交付超过十五天，采购人有权解除合同，并要求成交供应商支付合同总价20%的违约金。

（3）成交供应商未经采购人书面同意将合同部分或全部转让给第三人的。采购人有权解除合同，并要求成交供应商退还已支付的费用，成交供应商应向采购人支付合同总价20%的违约金，上述赔偿或违约金不足以覆盖采购人实际损失（包括但不限于对第三方的赔偿、行政罚款、诉讼费、律师费、差旅费等）的，供应商应予以补足。

（4）成交供应商违反合同其他约定的，采购人有权要求成交供应商在规定时间内整改。如成交供应商拒绝整改或者发生3次(含)以上违反合同约定的情形的。采购人有权解除合同，并要求成交供应商退还已支付的费用。成交供应商应向采购人支付合同总价20%违约金，上述赔偿或违约金不足以覆盖采购人实际损失（包括但不限于对第三方的赔偿、行政罚款、诉讼费、律师费、差旅费等）的，供应商应予以补足。

（5）成交供应商因非不可抗拒因素导致无法提供病历或延时提供病历引起的投诉、纠纷等，成交供应商应向采购人偿付合同总额20%赔偿金，违约金不足弥补损失的，还应赔偿损失，损失包括但不限于采购人本身的财产损失、由此而导致的采购人对任何第三方的法律责任、诉讼费、律师费、仲裁费、差旅费等。

（6）病历丢失责任

因成交供应商过错导致病历原件丢失的，成交供应商应立即采取一切必要措施尝试找回或补救，并书面通知采购人。

一般情形：按 3000元/份 向采购人支付赔偿金

重大情形：若丢失的病历涉及医疗纠纷、诉讼、信访等敏感事件，或单次丢失数量超过5份，或导致采购人无法满足法定病历要求的，视为重大违约。采购人有权选择以下任一方式处理：

a. 要求供应商按丢失份数，以 8000元/份标准支付赔偿金；

b. 要求供应商支付合同总价款 20% 的违约金。

上述赔偿或违约金不足以覆盖采购人实际损失（包括但不限于对第三方的赔偿、行政罚款、诉讼费、律师费、差旅费等）的，供应商应予以补足。

（7）病历污损责任

因成交供应商过错导致病历原件污损的，成交供应商应立即采取一切必要措施修复或补救，并书面通知采购人。

一般情形：按 1000元/页 向采购人支付赔偿金

重大情形：若污损的病历涉及医疗纠纷、诉讼、信访等敏感事件，或单次污损数量超过8页，或导致采购人无法满足法定病历要求的，视为重大违约。采购人有权选择以下任一方式处理：

a. 要求供应商按丢失份数，以 8000元/份标准支付赔偿金；

b. 要求供应商支付合同总价款 20% 的违约金。

上述赔偿或违约金不足以覆盖采购人实际损失（包括但不限于对第三方的赔偿、行政罚款、诉讼费、律师费、差旅费等）的，供应商应予以补足。

（8）病历泄密责任

因成交供应商原因导致病历信息泄露的，供应商应立即启动应急预案，控制传播范围，并配合采购人及监管部门调查。

一般情形：按 3000元/份 向采购人支付赔偿金。

重大情形：若泄密病历涉及【患者敏感信息、传染病、精神科、重大创伤】等特殊类别，或泄密事件引发舆情、行政处罚或群体性投诉的，视为重大违约。采购人有权单方解除合同，并要求供应商支付合同总价款 20% 的违约金。违约金不足弥补采购人全部损失（范围同上）的，供应商应继续赔偿。

（9）合同履约期间，若我院内部存储空间条件改善并具备自行保管能力，院方有权提前终止本托管服务合同。合同终止后，中标供应商须无条件配合完成全部托管病历的清点、打包、安全运输及移交回迁工作，确保病历档案完整、安全、有序地运回我院指定地点。

（10）如因供应商原因导致合同无法继续履行，需至少提前三个月书面通知采购人，否则造成的损失由供应商承担。

五、商务要求

1.服务时间：成交供应商应在合同签订之日起六十日内完成纸质病案托管交接工作。托管有效期从完成交接之日起计算19个月（2026年10月16日至2028年5月17日）

2.服务地点：采购人指定地点（病案目前托管地点：东莞市常平镇）

3.验收标准：

(1)验收应在采购人与成交供应商双方共同参加下进行，依据制定的方案进行验收，并按国家有关规定、规范进行。(2)采购人组织项目验收小组按国家有关规定、规范进行验收，必要时邀请相关专业人员或机构参与验收。(3)对验收不合格的部分，成交供应商应在采购人规定时间内及时整改完善直至合格。(4)项目服务期结束后，应在双方共同参加下进行项目验收，包含托管文件数量验收，托管文件保存质量验收，纸质文件送递响应时间验收等。

4.包装与运输：

运输病历的包装均应有良好的防湿、防潮、防雨及防破损的措施，由于不适当的包装而造成的损失和由此产生的费用由成交供应商负责。

5.应急方案：

（1）供应商应有完善的应对如火灾、水灾等自然灾害的应急处理方案。

（2）供应商应具有完善的应对盗窃、恶意损坏等情况的应急处理预案。

6.保险：供应商应当在员工上岗前为员工购买意外保险，若供应商员工在工作期间发生意外事故，所产生的一切费用均与采购人无关，由供应商自行负责解决。

★7.合同履约期间，若因内部存储空间条件改善并具备自行保管能力，采购人有权提前终止本托管服务合同。合同终止后，供应商须自通知送达之日起60个日历日内，无偿、无条件配合完成全部托管病历的清点造册、装箱打包、封闭运输、卸货、上架等全部回迁工作，并确保病历档案完整、安全、有序移交至采购人指定地点（东莞市内）并上架，相关费用已全部包含在合同总价款中，采购人不再另行支付；供应商逾期完成的，应承担相应的违约责任，逾期超过15日的，采购人有权委托第三方代为履行，所产生费用由成交供应商承担。（提供承诺函，格式自拟并加盖供应商公章）

8.在采购结果公告发布之日起的十个自然日内完成签订采购合同工作。如成交供应商无正当理由放弃中标的，采购人有权依据《政府采购法》第七十七条及《政府采购法实施条例》第七十二条之规定，向同级财政部门报告，并追究相关法律责任，包括但不限于：向成交供应商收取采购金额千分之五以上千分之十以下的款项、列入不良行为记录名单、在一至三年内禁止参加采购人自主采购活动。

六、付款方式

1.合同签订生效后，成交供应商完成托管病历信息登记，打包，运输，交接等托管工作,经采购人书面验收通过后，采购人收到等额发票等请款资料之日起15个工作日内向成交供应商支付合同总价的40%款项；

2.托管期满后,采购人收到等额发票等请款资料之日起15个工作日内向成交供应商支付合同总价的60%款项；

3.所有请款都需由成交供应商提供正规等额发票，若成交供应商迟延履行提供发票义务，采购人也可顺延履行支付义务。

七、提交报名资料和报价文件

1.报名资料和报价资料提交时间：2026年9月11日至2026年9月15日

报名和提交资料截止时间：2026年9月15日17点00分

2.报名资料和报价资料提交方式：

登录采购人采购管理系统进行操作，网址：https://****.com:8080/#/portal

联系人：邓工

联系电话：0769-****8732

工作时间：上午8:00-12:00、下午2:30-5:00。

八、报名资料和报价文件

1.报名资料

（1）采购项目报名表（详见附件）

（2）企业营业执照（如分公司则需授权）

（3）供应商自查信用中国截图。（供应商未被列入“信用中国”网站(www.creditchina.gov.cn)“记录失信被执行人或重大税收违法失信主体或政府采购严重违法失信行为”记录名单；不处于中国政府采购网(www.ccgp.gov.cn)“政府采购严重违法失信行为信息记录”中的禁止参加政府采购活动期间。）

（4）提供一个（或以上）的三级甲等医院托管业绩

（5）提供病案托管或仓储管理系统相关软件著作权，或具有与第三方合作的病案托管或仓储管理系统，承诺能够提供采购人使用。供应商自有著作权的，需提供相关证书扫描件/复印件（加盖供应商公章）；与第三方合作的，需提供承诺函格式自拟并加盖供应商公章，承诺在合同服务期内，能提供采购人使用。

（6）提供承诺函1：承诺能使用自主可控的交通工具在2小时内送达病历原件。（详见“三、供应商资质要求，第5条”）

（7）提供自有物业或租赁物业的证明；（详见“四、用户需求，2.病历仓库要求”）

（8）提供承诺函2（详见“五、商务要求，第7条”）

（9）提供承诺函3（详见“九、注意事项，第4条”）

2.报价文件（报价表格式自拟，并加盖供应商公章）

报价单的命名格式为“XX公司报价资料”，需上传加盖公章的扫描件，报价资料缺失将导致报价无效，请供应商严格执行。

（以上所有资料均需提交加公章的扫描件/复印件）

注：已更新的营业执照为三证合一，则无需再提供组织机构代码证和税务登记证，只需提供营业执照（含经营范围内容）复印件

九、注意事项（请仔细阅读）

1.采购人公示的所有项目，各项目潜在供应商必须在指定时间内完成项目报名（报名须下载《采购项目报名表》准确填写报名资料并加盖公章，在报名期限内上传至东莞市人民医院“采购管理系统”本项目的报名资料中确认报名）。

2.响应供应商的报名资料与报价文件须扫描并加盖公章，并于项目报名结束前在报名期限内上传至东莞市人民医院“采购管理系统”本项目的报名资料中，否则视为响应无效，采购人有权拒绝接收其报名文件。

3.如第一次公告期内响应的供应商不足三家，则需进行二次公告，二次公告仍不足三家，则由采购人评估项目执行进度需求，决定直接接受响应供应商的报价或重新编制采购需求后再发布采购公告。

★4.成交供应商提供虚假信息或材料,在接到成交通知后无故不签订合同或放弃成交资格的，视作诚信问题，采购人有权将该供应商列入采购人供应商不良行为记录名单中，两年内禁止参加医院自主采购活动，并视情况依法追究其相关责任。（须提供承诺函，格式自拟并加供应商盖公章）

5.潜在供应商已成功报名本项目的，可以对本文件提出质疑。对本文件提出质疑的，应当在本文件公告期限内提出，但必须一次性提出针对同一采购（遴选）程序环节的质疑。质疑函及证明材料的内容须严格按照中华人民共和国财政部令第 94 号《政府采购质疑和投诉办法》第十二条的要求编写，否则采购人有权拒收。如潜在供应商发出的质疑函超出上述质疑期的，采购人有权拒收。如潜在供应商在上述时间内未对本文件提出疑问、质疑或要求澄清的，将视其为无异议。

以上注意事项请各响应供应商多加重视，谢谢配合。